A gestão de custos é um procedimento realizado no âmbito empresarial que tem como objetivo gerenciar os gastos ocorridos no ambiente produtivo, de vendas ou prestação de serviços de uma empresa de modo que possam ser encontrados gargalos ou erros que porventura estejam consumindo os recursos em alguma dessas áreas.
É um procedimento que deve ser executado continuamente e que reflete diretamente na lucratividade de um negócio. Ele é importante para a fixação dos preços dos produtos ou serviços, para realizar investimentos seguros, diminuir os riscos de prejuízos no negócio e proporcionar maior segurança na execução das atividades.
O nosso objetivo com este artigo é apresentar 4 práticas simples para implantar a gestão de custos em seu negócio. Confira!
1. Tenha uma previsão ou planejamento de custos
Antes de iniciar qualquer estratégia de gestão de custos, é necessário realizar um planejamento estratégico contendo as previsões de incidência de cada um deles. Esses gastos são perfeitamente mensuráveis, uma vez que estão presentes em todo e qualquer processo produtivo.
Assim, os gestores têm total capacidade para realizar a previsão antes que os custos comecem a incidir em seu negócio. Esse processo auxilia o empresário a ter certo grau de previsibilidade na ocorrência dos gastos de sua empresa. Assim, poderá verificar custos dispensáveis ou inúteis que poderiam vir a prejudicar o perfeito andamento do negócio.
É importante que você, enquanto gestor ou administrador de uma empresa ou de parte dela, tenha em mente que qualquer trabalho que visa otimizar alguma área de um negócio, inicialmente, precisa ser planejado e previsto.
Obviamente, nem tudo será exatamente igual ao que foi previamente estabelecido por meio de estimativas. No entanto, elas permitem ter uma base de como será quando o projeto se concretizar.
2. Conheça todos os custos envolvidos nos processos
É impossível medir ou gerenciar algo que não se conhece. Assim, o primeiro passo para a realização de uma gestão de custos eficiente é conhecer os gastos que estão envolvidos no processo de produção, vendas ou prestação de serviços realizadas pela empresa.
Para isso, não basta somente conhecer o custo total da empresa. Por exemplo, não adianta saber que você gasta R$ 10.000,00 por mês para manter o negócio ativo e funcionando. É necessário discriminar cada um dos itens que compõem esse gasto mensal.
Para realizar essa tarefa de reconhecimento de custos você pode registrar todos eles identificando os pagamentos realizados a fornecedores ou prestadores de serviços, empréstimos, financiamentos, investimentos, taxas e demais gastos destinados à atividade fim do negócio.
É importante que um gestor dessa área não confunda custos com despesas. Essas dizem respeito aos gastos ocorridos fora do ambiente de produção, como, administração, limpeza, entre outros. Aquele é voltado exclusivamente à produção de um produto, venda ou prestação de serviços.
Realizando esse processo, você terá uma visão completa e detalhada sobre todos os custos do processo produtivo, podendo identificar aqueles gastos excessivos ou desnecessários.
3. Identifique os custos fixos e variáveis
Após tomar conhecimento de todos os gastos que impactam no processo de produção, vendas ou prestação de serviços, é necessário saber quais são os custos fixos e variáveis. Controlá-los também é uma prática essencial para a realização do processo de gestão.
Os custos fixos são aqueles gastos ocorridos na execução da atividade-fim da empresa, que não sofrem mutações quando há aumento ou diminuição na produção ou vendas. Por exemplo: aluguel, internet, telefone e, em alguns casos, até mesmo a energia elétrica.
Eles recebem essa denominação porque ocorrerão naturalmente, independentemente do resultado apurado em determinado período, uma vez que, não estão ligados ao montante produzido ou vendido. Os custos fixos são os gastos essenciais para manter um negócio funcionando e gerando resultados.
Os custos variáveis, como a própria nomenclatura sugere, são gastos que podem sofrer mutações caso a atividade da empresa seja aumentada ou diminuída. Ou seja, ao contrário do tipo anterior, eles possuem relação direta com os resultados quantitativos advindos da execução da sua atividade-fim.
São exemplos de custos variáveis:
- custos com utilização de máquinas;
- comissão paga em decorrência do número de vendas;
- combustíveis (no caso de empresas que utilizam transportes para realização de alguma atividade);
- pagamento de salários e encargos de pessoal contratado para realização de um trabalho extraordinário;
- gastos com água, energia e demais despesas que aumentam em decorrência do crescimento do quadro funcional.
Os custos, fixos e variáveis, devem ser identificados e controlados separadamente para que a gestão seja eficiente e forneça dados corretos para auxiliar a tomada de decisões gerenciais importantes, que envolvem os gastos ocorridos na produção, vendas ou prestação de serviços de uma empresa.
Durante o processo de gerenciamento, é fundamental que os custos variáveis sejam analisados com mais cautela. Existem situações em que eles podem arruinar todo o orçamento de um processo de produção ou vendas. Assim é fundamental que eles sejam verificados desde o início para que não sejam responsáveis por um prejuízo imprevisto.
4. Utilize a tecnologia para realizar a gestão de custos da sua empresa
Você planejou e realizou previsão de custos, conheceu todos os gastos existentes na efetiva execução de suas atividades e definiu aqueles que são fixos e variáveis. Agora, portanto, é chegado o momento de realizar a gestão de custos de forma efetiva. Como você fará esse controle?
Não raro, encontramos muitos empreendedores apegados às velhas fichas de registro de custos ou até mesmo planilhas eletrônicas de preenchimento manual. No entanto, essas práticas ficaram para trás e se você pretende realizar uma gestão de custos eficiente, deve abandoná-las o quanto antes.
Hoje existem sistemas capazes de realizar esse controle. Além disso, essas ferramentas fornecem informações e dados em relatórios precisos e extremamente confiáveis. Com elas, é possível visualizar os custos ocorridos no processo de forma ampla ou específica, análise que jamais poderia ser realizada com o emprego de planilhas simples.
Você pode integrar o setor de análise e gerenciamento de custos com outros departamentos da empresa, como o financeiro, contábil, compras e outros. Além disso, um sistema de gestão desses gastos vai proporcionar mais agilidade e praticidade na alimentação das informações necessárias ao processo de controle.
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